Opdrachten implementatiecommissie en werkgroepen Opdrachten implementatiecommissie en werkgroepen

Opdrachten implementatiecommissie en werkgroepen
Datum: 7 juni 2016
 
In deze notitie worden de opdrachten beschreven waarmee de implementatiecommissie en de bijbehorende werkgroepen de voorgenomen samenvoeging van de wijkgemeenten noord en zuid van de Protestantse Gemeente te Terneuzen (PGT) vorm zullen geven en tot invoering van de genomen besluiten van de Algemene Kerkenraad (AK) zullen komen[1]. De implementatiecommissie en de bijbehorende werkgroepen zijn ingesteld door de Algemene Kerkenraad in haar vergadering van 7 juni 2016.
 

1. Opdrachtformulering implementatiecommissie

De implementatiecommissie is verantwoordelijk voor de aansturing van de veranderingen die behoren tot het proces ‘Toekomst Protestantse Gemeente Terneuzen’. De commissie ziet er op toe en bevordert dat de besluiten die genomen zijn door de Algemene Kerkenraad (AK) in zijn vergadering van 7 juni 2016 worden uitgevoerd.
De commissie heeft een adviserende rol en rapporteert aan de AK.
Bij de uitvoering van de opdracht ziet de commissie er op toe dat de besluiten van de AK en de daaronder liggende adviezen van de werkgroep Toekomst worden gerespecteerd. Tevens ziet de commissie er op toe dat de voorschriften uit de Kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) worden nagevolgd.
 
Bij haar werkzaamheden houdt de commissie rekening met de richtlijnen van het Regionaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (RCBB). Zo nodig, en in afstemming met de AK, pleegt zij overleg met vertegenwoordigers van het RCBB.
 
De implementatiecommissie zal nadenken over vormen om de vrijwilligers te betrekken bij het veranderproces. De commissie stelt zo spoedig mogelijk na haar installatie een actieplan en bijbehorend tijdpad op dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de AK. Dit tijdpad zal de diverse stadia en beslismomenten beschrijven van het voorgenomen Toekomstproces.
 
Het resultaat van het werk van de implementatiecommissie zullen deelnotities zijn van haarzelf en/of de diverse werkgroepen, met daarin beschreven de diverse beslismomenten met afwegingen. Het invoeringsproces zal diverse stadia doorlopen, waardoor op meerdere momenten besloten zal moeten worden of tot invoering van onderdelen overgegaan kan worden. De AK is verantwoordelijk voor deze besluiten.
 

2. Opdrachtformulering werkgroep eredienst

De werkgroep eredienst wordt gevormd door de leden van de taakgroepen eredienst noord en zuid en op hun verzoek wordt de werkgroep aangevuld met andere belanghebbenden die een rol vervullen in de erediensten. Een onafhankelijk voorzitter zal de werkgroep begeleiden.
 
De werkgroep stelt zo spoedig mogelijk na haar installatie een actieplan en bijbehorend tijdpad op dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de implementatiecommissie. Dit tijdpad zal de diverse stadia en beslismomenten beschrijven met betrekking tot de voorgenomen werkzaamheden.
 
De werkgroep eredienst heeft als doel het voorbereiden van de invoering van gezamenlijke eredienst door het “om en om kerken” vanaf 1 januari 2017. Daarbij houdt zij rekening met de aanbevelingen van de werkgroep Toekomst en de besluiten van de AK van 7 juni 2016. Bij het uitwerken van de opdracht neemt de werkgroep grote zorgvuldigheid in acht en weegt daarbij de gebruiken van beide wijkgemeenten tegen elkaar af.
Het resultaat van het werk van de werkgroep is een concept voor de inrichting van de erediensten in één kerkgebouw gedurende de overgangsperiode van de nu nog afzonderlijke wijkgemeenten, tot het moment dat een definitief besluit genomen is tot het betrekken van één kerkgebouw.
 
De werkgroep eredienst rapporteert aan de implementatiecommissie. De deelnotitie van de werkgroep wordt door de implementatiecommissie, voorzien van haar advies, ter besluitvorming voorgelegd aan de AK.
 
 

3. Opdrachtformulering werkgroep gebouwen

De werkgroep gebouwen is verantwoordelijk voor het opstellen van een advies voor het gebruik van één kerkgebouw als plaats van samenkomst voor de samengevoegde wijkgemeenten noord en zuid. Daarbij houdt zij rekening met de aanbevelingen van de werkgroep Toekomst “welke geloofsgemeenschap willen we zijn en wat is daarvoor nodig”. Aan de hand van deze aanbevelingen  en de besluiten van de AK van 7 juni 2016, stelt de werkgroep een programma van eisen (PvE) op, waaraan de te formuleren voorstellen kunnen worden getoetst.
Bij het uitwerken van de opdracht houdt  de werkgroep rekening met de richtlijnen van het RCBB.
 
De werkgroep stelt zo spoedig mogelijk na haar installatie een actieplan en bijbehorend tijdpad op dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de implementatiecommissie. Dit tijdpad zal de diverse stadia en beslismomenten beschrijven met betrekking tot de voorgenomen werkzaamheden. De werkgroep gebouwen rapporteert aan de implementatiecommissie. De deelnotitie van de werkgroep wordt door de implementatiecommissie ter besluitvorming voorgelegd aan de AK.
 

4. Opdrachtformulering werkgroep beroepskrachten

De werkgroep beroepskrachten heeft als eerste opdracht het opstellen van een haalbare formatieve verdeling van de beroepskrachten, rekening houdend met de voorstellen en besluiten van de AK. In haar advies houdt zij rekening met de richtlijnen van het RCBB.
Als tweede opdracht maakt de werkgroep een concept taakverdeling van de beroepskrachten in de toekomstige situatie, voor de verschillende stadia in de personele bezetting, de komende vijf jaar.
Als derde stelt de werkgroep een profielschets op voor de nieuw te beroepen predikant.
 
De werkgroep beroepskrachten rapporteert aan de implementatiecommissie. De deelnotitie van de werkgroep beroepskrachten wordt door de implementatiecommissie ter besluitvorming voorgelegd aan de AK.
 

5. Opdrachtformulering werkgroep pastoraat/diaconaat (t.z.t.)

Het instellen van een werkgroep pastoraat/diaconaat zal op enig moment in het proces nodig zijn en ligt in het verlengde van werkgroep personele bezetting.
 
Het doel van een werkgroep pastoraat/diaconaat is het nader beschouwen van de pastorale en diaconale taken. De organisatie van de pastorale en de diaconale taken binnen de gemeente behoeft volgens de werkgroep Toekomst onze aandacht. Het pastorale netwerk in stand houden is een taak van de gemeente zelf, die ondersteund moet worden door de professionele beroepskrachten.
 

6. Betrekken van vrijwilligers bij het proces van samengaan van de wijkgemeenten

Met “vrijwilligers” worden alle gemeenteleden bedoeld die op een of andere manier een rol vervullen in of rond de eredienst of activiteiten organiseren. Dit is een hele grote groep mensen die niet altijd zichtbaar aanwezig zijn, maar wel de “ambassadeurs” van het kerkenwerk vormen.
 
De opdracht aan de implementatiecommissie en aan de werkgroepen is om waar zinvol en mogelijk, rekening te houden met deze vrijwilligers en hen actief te betrekken of te raadplegen bij het uitvoeren van de diverse opdrachten.
De implementatiecommissie zal nadenken over vormen om de vrijwilligers te betrekken bij het veranderproces.
 
 
[1]              . Conform Kerkorde, ordinantie 2, artikel 16

terug